頼りにされる管理会社フロントの５つの心得

公開日：2014/06/11 最終更新日：2014/11/28

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分譲マンションの区分所有者となられた方は、管理組合役員にならずとも、少なからずお世話になる管理会社フロント担当さん。ナビ美自身、管理会社フロント経験者として、区分所有者の方に喜んで頂けるフロント心得をまとめてみました。

具体的に説明する

不動産、建築関連会社勤務ウン十年のナビ美、仕事上で知り得た経験も多くなり、自身のマンションの管理フロントさんとお話をしていて、ついつい業界用語や頂く資料も理解できてしまう為、「わからない人がいる」と言う事を忘れがちになります。

先日、機械式地下駐車場の排水ポンプ不良を交換補修する為の臨時総会が開かれたのですが、「ポンプ不良だけでは、何故交換しなくてはいけないのかわかりません」と指摘された組合員の方の言葉に、排水ポンプは何故付いているのか？故障するとどうなるのか？の説明が必要だったのだと気がついたナビ美です。

フロントマンは会社によっては担当マンションが1～5件と様々かと思いますが、長年フロントマンとしてマンション管理をしていると同じ事例に当たる事も多く、組合員さんが違う方なのに、錯覚して相手の方が内容をご存知だと思ってしまう事があります。

どんな方がお相手であったとしても、１から説明をする姿は「丁寧」と評価されるメリットがあります。きちんと説明報告をする事により、仕事に取り組むフロントの姿勢が伝わりますので、自分自身の知識を再確認する為にも｢わかりやすい説明｣を心がけましょう。

反対意見の尊重

臨時総会や定例総会などで審議案の決議に当たる場合、内容によっては反対意見を尊重するべきアドバイスを管理組合に投げるのもフロントの役目です。

最近、よく多いのが駐車場の外部貸し問題です。例えば、1階に区分所有者専有住居があり、1階駐車場を外部貸しにする案が出た場合、1階に居住する区分所有者の方の防犯面を格段に下げる事になります。

特定の方へ不利益が生じる議案が出た際は、決議に入る前にリスクについて十分に説明し、不利益をこうむる可能性のある方へ配慮する姿を見せるのがフロントとしての役割のひとつになります。

1マンションに１管理ノート

最近はスマートフォンやタブレットなど便利なツールが増えておりますが、出来るフロントは大判のスケジュール帳を使用しているのをよく見かけます。マンションの錯誤があってはいけませんので、1つのマンションに1冊の管理ノートを使用するのが最善です。

ナビ美のおススメは
①見開き月間スケジュールに自分自身が行動するアクション予定を記入。
②週間スケジュールに抱えている案件への回答や書類配布の期日を記入。
③ディリースケジュールに当日の出来事を記入。
④マンション別管理ノートに①～③を、マンション別に分けて日誌とする。

この方法をとると、別のマンションで似たような案件があった時に間違わないで済みますし、組合員の方に過去事例として紹介する際にバックナンバーを探しやすいというメリットがあります。

また、管理ノートやスケジュールを管理組合員の方の目の前で記入する事により、組合員の皆様に「問題を忘れずに持ち帰って、処理してくれる」という安心感を与えるモチベーションにも繋がります。

自分にノルマを課す

トラブルがあった際は、誰でも興奮・混乱しているものです。フロントとしては、まずは相手の方の話を伺うのが先決です。最後まで、話を伺ってから対処方法について相談をし、トラブルに相手方がいらっしゃる場合は、期日を設けて「○日までに経過を報告します」の様に、冷静になる期間とトラブルを収束させる期日を自分に課します。

期日までに問題が解決していなかったとしても、必ず報告を入れることにより、状況が変化する場合もありますので、クレーム→すぐに話を聞く→原因の調査及び問題解決→1週間以内の期日を設け報告の式を徹底しましょう。