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有意義な理事会の進め方!元管理会社フロントマン伝授

公開日:  最終更新日:2014/11/28

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こんにちは。ヤマザキと申します。今回は管理組合の理事会について、自分の経験談から書かせて頂きます。

そもそも、理事会は何をする会議か…?!ということですが、理事会はマンションの諸問題を解決し、よりよいマンションライフを実現する為の会議です。

同じ議題が毎回繰り返され、結論が先送りされるような理事会は決して有意義とは言えませんよね。また、管理会社のフロントマンは10~20棟程度の担当物件を持っています。

日々の業務に追われつつ、週末はそえぞれの理事会や総会に出席します。するとスケジュールはパンパンになります。とりあえず業務をこなすという感じです。そこで、ある管理組合でこんな試みをしてみました。

毎月行っていた理事会を3ヶ月に1回に回数を減らすことを提案しました。皆さん、「そうしよう!」という二つ返事で決まりました。役員の皆さんもあまり有意義に感じていなかったようです。

理事会の回数を減らしたら意外な効果…?!

理事会の回数を減らすと、なぜか、今まで先送りされていた議題がどんどん決議されました。これは人間の心理なのでしょうか…?!今日決めないと、3ヶ月間先までペンディングになります。

実はこれが最大の目的でした。議題によっては長期間の話合いが必要なものも有りますが、その日のうちに出来るだけ結論を出していこうというのが当りました。

その後は、役員皆さんの理事会に臨む姿勢が違ってきました。「今日、結論を出そう!」「今日、決めよう!」そんな空気に満ち溢れることになりました。

なんとなく毎月行っていた理事会が緊張感のある会議に変わり、今まで以上に有意義な会議になりました。理事会の回数は減りましたが、フロントマンの準備は大変です。

事前に資料を揃えて役員さんへ送り、役員皆さんの質疑や意見を事前に集約し、調整したり…。理事会の日に決議するわけですから、役員さんとのメールの数も相当増えました。

ただ、準備は大変ですが、有意義な理事会は出席していてもやりがいがあります。役員皆さんも管理会社への文句なんか言っているヒマはありません。いろいろ決めないといけない議題がありますから。

スポット工事などの受注増加へ!

結局、この管理組合さんからは相当のスポット工事や改善工事などの受注を頂戴しました。フロントマンからの色々な提案をきちんと話し合ってくれ、積極的に採用して頂きました。「次も面白い提案を持ってこいよ!」と言う感じです。

また、軽微な修繕工事については、「管理会社に一任するから、事後報告でいい!」という形になり、その都度、理事会の承諾を頂くような手間も無くなりました(もちろん、進捗報告等はします)。

修繕積立金の値上げもスムーズに!

役員さん達が積極的になってくれたお陰で、管理組合にとって、最大の難問である修繕積立金の値上げもスムーズに話し合いがなされ、総会で決議されました。

マンションにとって必要不可欠であることが理解して頂けたのでしょう。理事会の回数を減らしても、役員さん達とのコミュニケーションは以前よりも格段に良くなりました。

年に一度の総会の時でも、管理会社へのちょとした苦情については、理事長さんがフォローしてくれたり…。もし、管理組合の理事会を何となくやっていると感じているフロントマンの方がいたら、こんな方法を試してみてはいかがでしょうか?

ライター:ヤマザキシンイチ
デベロッパー系管理会社に14年勤務。フロント業務、新規開拓、リプレース営業等、マンションの管理に関する業務を担当する。

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