知ってますか？マンション総会の決議はメール投票で決めることも可能

マンション運営において何かと出てくる「議決権」ですが総会に出席できる方は問題ないのですが、「委任状」の場合、注意が必要です。

「委任状」の扱いに注意

ナビ美の管理組合の委任状の場合は、例えば「第一号議案について　賛成・反対・どちらでもない」のようなスタイルになっておりますので、トラブルになったことはないのですが友人のマンション管理組合では「議長案、理事長案に一任します」という委任状になっていました。

出席者が20名、委任状が80通提出されて開催されたある年の総会で規約変更の議案が提示されていたそうです。

出席者の票が賛成9名、反対11名に分かれ、一任された80名分の票をどちらかに振れば議案が可決、または否決されるというケースがあったそうです。

当時、理事長をしていた友人は、委任した80人のうち、議案を真剣に読んで回答した人が何人いるだろうか？と考えると、「いつの間にか規約が変わった」とトラブルになることを恐れ、否決に80票を投入したそうです。

「一任」という選択肢をつけることで、責任逃れをする委任状は良くないだろうと次年度以降、「一任」の文字を抹消したという事です。

あいまいな言葉や選択肢は、後々において大きなトラブルに発展するかもしれませんので気がついた時に改良していくのが、より良いマンションライフに繋がる一歩になるかと思います。

議決権の行使は電子投票（メール）も可能

個人情報保護、人物特定などの見解により、最初から設定されている管理組合はありませんが議決権の行使は電子投票＝メール配信でも行えるようにすることが出来ます。

電子投票の欠点は、本人確認方法をどうするか？という問題がありますので電子署名入りのメールで送る、専用サイトを設け、個人にパスワードなどを割り当てて投票など少し工夫が必要です。

大規模マンションの場合は、区分所有者の確かな意見を拾うためにも電子投票を有効活用するのも管理組合の健全運営という見解からは良い方法かもしれません。電子投票を有効にするためには、総会で議案として提示し、採決可決されないと採用できません。

委任状をFAXするという方法は、以前は無効とされていましたが電子投票が採用される現在は、管理組合でOKとすればFAX投票も有効と考えられるようになって参りました。区分所有者が遠方にお住まいの場合などは、電子投票やFAX投票が出来ると便利です。

ご自身のマンション環境に応じて、より良いものを使い分けることが資産価値の高いマンション作りに繋がります。

ライター：マンションナビ美
不動産系会社勤務を経てフリーで活躍。自身も分譲マンションのオーナーとして、大規模修繕や、理事会役員を経験する。実体験からマンション業界を分かりやすく解説する。